Alle Vorgänge stets im Blick - Mit der e-vendo Belegverwaltung

AngebotAngebot

Mit der Angebotsverwaltung erstellen Sie professionelle Angebote in verschiedenen Versionen, koordinieren Wiedervorlagen und führen eine Angebotsbewertung für den Forecast durch. Jedes erstellte Angebot können sie per Brief, E-Mail, Fax oder per PDF versenden. Jedes Versenden wird automatisch in die Aktivitätenverwaltung des Kunden eingetragen und kann automatisch einer Wiedervorlage im CRM zugeordnet werden. Durch die Verwaltung verschiedener Angebotsversionen besteht die Möglichkeit alle Änderungen des Angebotes, die sich im Vertriebsprozess ergeben haben zu dokumentieren und bei Bedarf wieder zu aktivieren. Eine Verknüpfung mit externen Dokumenten oder die direkte Speicherung der Dokumente im Angebot erlaubt Ihnen auch, Anforderungen aus denen das Angebot erstellt worden ist, zu dokumentieren. Ist der Angebotsprozess abgeschlossen, können Sie das Angebot in einer beliebigen Version oder Teile des Angebotes in eine Auftragsbestätigung überführen. Durch die direkte Verknüpfung der Angebotsverwaltung mit der Auftragsverwaltung kann auch jederzeit nachverfolgt werden, wie der Auftrag zustande gekommen ist und welche Rechnungen und Lieferscheine der Auftragsbearbeitung sich auf das Angebot beziehen. Durch die umfangreichen Angebotsfunktionen, wie das Kopieren von Angeboten oder das Zusammenfassen von verschiedenen Angeboten zu einem Angebot, die umfangreichen Suchmäglichkeiten, sparen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit viel Zeit.

AuftragAuftrag

Der Auftrag ist die Aufforderung an den Auftragnehmer, eine Ware zu liefern oder eine Leistung zu erbringen. Mit Übermittlung der Auftragsbestätigung an den Auftraggeber nimmt der Auftragnehmer den Auftrag verbindlich an.

LieferscheinLieferschein

Der Lieferschein Warenausgang beinhaltet alle gelieferten Waren. Anhand des Lieferscheins werden die Waren im Lager reserviert und mit Buchen des Lieferscheins aus dem Lager ausgetragen. Der Lieferschein Wareneingang dokumentiert das Zubuchen neuer Waren im Lager. Auch Sammellieferscheine können problemlos erstellt werden. Per Storno-Lieferschein buchen Sie Waren wieder ins Lager zurück.

RechnungenRechnung

Die Rechnung ist die Verbindung zwischen Auftrag und Buchhaltung und beinhaltet die detaillierte Aufstellung über die Geldforderung an den Auftraggeber bzgl. der an ihn gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen.

Auch Ihre Eingangsrechnungen können Sie ohne großen Aufwand in der Warenwirtschaft verwalten. Sie können diese einfach aus einer Bestellung heraus per Knopfdruck mit sämtlichen oder einem Teil der Positionen erzeugen.

Die e-vendo Warenwirtschaft ermöglicht Ihnen zudem, Sammelrechnungen zu erstellen, mit denen alle Aufträge eines Kunden aus einem Monat, einem Quartal oder einem beliebigen anderen Zeitraum zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dabei können die Positionen der Einzelaufträge zusammengefasst (kumuliert) oder nach Lieferungen getrennt (detailliert) in der Sammelrechnung aufgeführt werden.

Mit Teil- und Abschlagsrechnungen können Sie Rechnungen flexibel gestalten. Wenn sie eine Teilrechnung erstellen, können Sie auch direkt eine Teillieferung anstoßen. Mit einer Gutschrift können Sie Rechnungsbeträge korrigieren. Auch eine Storno-Rechnung ermöglicht Ihnen die Korrektur von Rechnungen und den jeweiligen Umsätzen, der Auftrag bleibt zur Bearbeitung erhalten.

Mit der Aboverwaltung oder auch Wartungsvertragsverwaltung genannt, sind Sie in der Lage regelmäßig wiederkehrende Rechnungen auf einfache und zeitsparende Weise zu fakturieren. Sie müssen nur einmalig einen Musterauftrag anlegen und dem entsprechenden Empfänger zuteilen, sowie falls nötig eine zeitliche Begrenzung setzen. Der Prozess wird dann zum entsprechenden Zeitpunkt automatisch angestoßen und durchgeführt.

BestellungBestellung

Mit dem Modul Bestellungen verwalten Sie Ihre Bestellungen an Ihre Lieferanten und Händler. Anhand einer auftragsbezogenen Bestellung können Sie Bestellungen direkt aus einem Auftrag heraus generieren. Die entsprechenden Waren werden beim Wareneingang im Lager direkt dem Auftrag zugeordnet. Per Streckenlieferung können Sie diese sogar direkt vom Lieferanten zum Kunden bringen lassen.

Erstellung eines Beleges

Im e-vendo Warenwirtschaftssystem können Sie Belege auf verschiedene Arten generieren. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • direkt aus der Adresse (Kunde, Lieferant) heraus per Knopfdruck
  • aus der Belegverwaltung heraus mit Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten
  • mit Absenden der Bestellung über das Onlineshop System
  • über Kopieren aus einem bestehenden Beleg. Hier erfolgt eine Kopie aus einem bestehenden Beleg in einen neuen Beleg. Dabei kann die Belegart von Quelle und Ziel unterschiedlich sein, somit kann aus einer Rechnung für einen Kunden ein Angebot für einen anderen Kunden erstellt werden.
  • über die Erzeugung eines Nachfolge-Belegs, z.B. aus einem Angebot einen Auftrag oder einen Lieferschein erzeugen
  • durch Splitten eines Belegs,z.B. durch Teillieferung oder Teilrechnung

Kopfdaten eines Belegs

Die Kopfdaten des Belegs werden automatisch anhand der Daten aus dem Adressenstamm von Kunden oder Lieferanten vorbelegt und können dann im Beleg übersteuert werden.

Zu den Kopfdaten eines Belegs gehören:

  • Kunde bzw. Lieferant
  • Ansprechpartner
  • Rechnungsadresse
  • Lieferadresse
  • Zuordnung zur Filiale, zum Mitarbeiter, zum Vertreter
  • Kopfbogen und Fußzeile auf Basis der Filiale
  • Kosten für Transport, Versicherung, Verpackung und Zahlung
  • Die Berechnung der Mehrwertsteuer erfolgt anhand des Landes aus Lieferanschrift und Rechnungsanschrift, das Kennzeichen kann übersteuert werden.
  • Die Sprache und die Währung werden anhand der Stammdaten (Kunde, Lieferant) vorbelegt, sind übersteuerbar.

Belegeigenschaften und -positionen

Die Warenwirtschaft bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, einzelne Positionen in den Beleg aufzunehmen.

Belegpositionen können Sie erfassen über:

  • die Artikelsuche
  • die direkte Eingabe der Artikelnummer
  • die direkte Eingabe der Kurzbezeichnung
  • die direkte Eingabe der EAN
  • das Einscannen der EAN
  • die Übergabe von Daten aus dem Scanner
  • den Import aus einem anderen Beleg
  • im Onlineshop über die dortigen Möglichkeiten

Als Belegpositionen sind möglich:

  • Artikel
  • Variantenartikel
  • Stücklisten sowie variable Stücklisten
  • Produktionsstücklisten
  • Arbeitslöhne und Leistungen
  • Zwischensumme Abschnitt
  • Zwischensumme Gesamt
  • Textposition

Jede Berechnungsposition (z.B. Artikel, Variantenartikel, Stückliste usw.) kann als Alternativ-Position eingestellt werden. Eine Alternativposition gilt in einem Angebot ohne Berechnung in den Gesamtsummen und dient einer zusätzlich angebotenen Option, die nicht zwangsweise für die Auftragserfüllung erforderlich ist.

Jede Belegposition kann neben einem Kurztext auch einen Langtext, einen Dimensionstext und eine Bemerkung beinhalten.

Der Lagerort kann positionsweise gewählt werden. Die Vorbelegung wird über die Artikelstammdaten und die Arbeitsplatzeinstellungen des Mitarbeiters gesteuert.

Positionen können beliebig umsortiert werden.

Eine Verkaufspreisinformation gibt detaillierte Auskunft zum Positionsartikel, so z.B. zu Cross-Selling-Artikeln (z.B. alternative Artikel, Zubehör), zum Lagerbestand, zu mengenabhängigen Rabattstaffeln und zu Bestellinformationen. Eine Nachkalkulation der Position wird somit erleichtert.

Innerhalb eines Belegs kann für jede Position und am Ende jedes Beleges insgesamt geprüft werden, ob der Lagerbestand ausreicht. In den Lieferscheinen bietet der Reservierungsassistent bei Fehlbestand entsprechende Lagerumbuchungen an.

Kalkulation und Preisinformation

Das e-vendo System bietet Ihnen verschiedene Wege zur Preiskalkulation im Beleg:

Innerhalb der Belegpositionen :

  • bis zu 10 Verkaufspreisgruppen
  • Aktionspreise
  • Warengruppen-Rabatte
  • kundenbezogene Sonderpreise
  • Naturalrabatt
  • mengenbezogene Staffelpreise
  • mehrstufige (bis zu 3 Stufen) Positionsrabatte
  • einzelne Positionen können aus dem Guthaben des Bonuspunkte-Kontos des Kunden bezahlt werden

Im Gesamtbeleg:

  • Kunden-Rabatt
  • mehrstufige (bis zu 3 Stufen) Gesamtrabatte
  • Umsatz-Rabattgruppen
  • Skonto
  • Einlösung von Gutscheinen und Rabattgutscheinen (Modul Gutschein, Rabattgutschein)
  • Bonuspunktezugang
  • Ertragsaufschlüsselung

Folgende weitere Belegoptionen stehen Ihnen in der e-vendo Warenwirtschaft offen:

  • Die Fakturierung erfolgt für Privatkunden/Endverbraucher in Brutto (B2C) und für Geschäftskunden in Netto (B2B)
  • Pro Beleg sind beliebig viele Mehrwertsteuersätze möglich
  • Projektzuordnung: Zuordnung von sämtlichen Aktivitäten, weiteren Vorgängen und Mitarbeiter-Zeitaufwänden zu einem Beleg mit Erstellung einer projektabhängigen Kostenübersicht
  • Zahlungsvereinbarungen: Abschlagszahlung, Teilzahlung
  • Voreinstellung von Standardtexten für Vorlauftext und Nachlauftext pro Belegart
  • Nutzung von Textbausteinen
  • geplanter Liefertermin oder -zeitraum
  • Zuordnung von Dokumenten, z.B. Microsoft-Office Dokumenten, pdf-Dateien oder Grafiken, zu einem Beleg
  • Erstellung einer Aktivität für die Wiedervorlage als Aufgabe oder Erinnerung mit Termin für einen Mitarbeiter

Prozessautomatisierung

Durch die zentrale Verwaltung aller Vorgänge in einem System, profitieren Sie spürbar von Prozessoptmierung und -automatisieung. Die Belegverwaltung unterstützt Sie dabei bei allen Prozessen rund um Auftragsbearbeitung, Rechnungslegung und Versand.

RechnungsvorschlagAutomatischer Rechnungsvorschlag

Der Rechnungsvorschlag informiert Sie darüber, für welche Aufträge mit Reservierungen oder mit bereits erfolgter Lieferung eine Rechnung erstellt werden kann. Über den Rechnungsvorschlag kann die Stapelbuchung inkl. Druck, E-Mail- und SMS-Versand usw. direkt angestoßen werden.

LiefervorschlagLiefervorschlag

Der Liefervorschlag ermittelt die auslieferbaren Aufträge. Dabei wird die Zahlungsart berücksichtigt, so dass z.B. Vorkasse-Aufträge erst nach Zahlungseingang für die Auslieferung vorgeschlagen werden. Haben Sie für einen Lieferanten mehrere Bestellungen vorliegen und Sie erhalten die Lieferung ohne Verweis auf Ihre Bestelldaten, evtl. auch aus verschiedenen Bestellungen gemischt, so können Sie mit Hilfe des Chaotischen Wareneingangs diese Warenlieferung handhaben. Mit dem Chaotischen Wareneingang behalten Sie den Überblick über die noch offenen Positionen aus den Bestellungen Ihres Lieferanten.

VersandanbindungVersandanbindung

Mit Buchung des Lieferscheins (Warenausgang) werden die Paketdaten an die Versandsoftware des Paketdienstes übergeben. Es gibt Schnittstellen zu DHL, DPD und UPS.

KundeninfoInformationen an Kunden und Lieferanten

Belege können gedruckt, gefaxt oder per E-Mail versandt werden. Beim Versand per E-Mail kann der Beleg als pdf-Datei beigefügt werden. Statusinformationen können zusätzlich per SMS direkt auf das Handy des Kunden geschickt werden. Per Stapeldruck können Belege in größerer Menge mit einem Arbeitsschritt ausgedruckt werden. Informieren Sie Ihre Kunden, wenn sich eine Lieferverzögerung ergibt per E-Mail. Erinnern Sie die Kunden mit Vorkasse-Aufträgen, wenn Sie noch keinen Zahlungseingang für diese Aufträge verzeichnen können.

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