GoBD: Die neuen Dokumentations- und Archivierungspflichten für Unternehmer

GoBD – diese vier Buchstaben geistern nun schon seit vielen Monaten durch alle Meldungen. Viele Händler können die trockenen juristischen Phrasen jedoch kaum einordnen. Worum geht es eigentlich und was steckt dahinter?

Technischer Fortschritt auch in der Buchhaltung

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ wurden 2014 vom Bundesministerium für Finanzen aufgestellt. Obwohl der Name ziemlich sperrig klingt, verbirgt sich dahinter nichts anderes als die steuerrechtlichen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von Daten.

Warum war es Zeit für die Änderung? Betriebliche Abläufe in Unternehmen werden mehr und mehr unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgewickelt. Unter anderem werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt. Auch die steuerlichen Abläufe wie die Buchführung werden in den Unternehmen zunehmend in elektronischer Form geführt (z. B. als Datensätze). Die alten Vorschriften werden dem nicht mehr gerecht und der Schutz vor Manipulationen ist nicht mehr gewährleistet.

GoBD: Wer ist betroffen?

Die GoBD gelten für sämtliche buchführungspflichtige Unternehmen und für alle die Besteuerung notwendigen Daten. Unternehmer mit Online-Shop-Systemen, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und elektronischen Kassen müssen daher schon seit Ende 2016 sicherstellen, dass ihre Vorgänge auf die geänderten handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (GOBD) abgestimmt ist.

Anforderungen der GoBD an Kassen

Spätestens seit Januar 2017 sind die neuen Pflichten auch für die Benutzung von Registrierkassen zu beachten. Seit diesem Stichtag dürfen nur noch elektronische Registrierkassen eingesetzt werden, die direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung veränderungssicher erzeugen können, Einzelumsätze aufzeichnen und diese Informationen mindestens zehn Jahre aufbewahren können. Beim Kauf von Kassen ist daher auf die GOBD-Konformität Acht zu geben.

Dokumentations- und Archivierungspflichten bei Belegen

Buchungen müssen generell und immer durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können. Das lernt der Buchhalter schon am ersten Tag. Diese Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern.

Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.

Dokumentations- und Archivierungspflichten bei E-Mails

E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form sind natürlich ebenfalls aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag). Achtung bei der Speicherung einer E-Mail als PDF-Datei: Die Informationen des Headers, z. B. Informationen zum Absender, gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist.

Diese Anforderung des Bundesfinanzministeriums sollte der Unternehmer dringend berücksichtigen, sonst drohen Strafgelder.

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Über die Autorin

Yvonne Bachmann ist seit 2013 als Rechtsanwältin für den Händlerbund tätig. Dort berät sie Online-Händler in Rechtsfragen und berichtet auf dem Infoportal OnlinehändlerNews regelmäßig zu Rechtsthemen, welche die E-Commerce-Branche bewegen. Außerdem ist sie eine bundesweit gefragte Referentin, Interviewpartnerin und Gastautorin.