Stammdaten

Qualitativ hochwertige und gepflegte Stammdaten sind unerlässlich für den Erfolg eines jeden Handels-Unternehmens.

Ein gepflegter Stammdatensatz ermöglicht Ihnen einen hohen Grad an Prozessautomatisierung. Sparen Sie erheblich Zeit in der Abwicklung der täglichen Aufgaben und beschleunigen Sie wiederkehrende Abläufe! Das e-vendo System bietet Ihnen dazu in der Warenwirtschaft eine umfangreiches Modul zur Stammdatenpflege.

Ihre Vorteile:

  • Alle Daten in einem System
  • Einfache und zentrale Pflege aller Daten
  • Einheitliche Verwaltung
  • Zugriff von WaWi, Shop und Kasse möglich
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Adressen

Die Adressstammdaten im Warenwirtschaftssystem vereinen sämtliche Informationen und Statistiken von Kunden, Lieferanten und Interessenten. Kundendaten, Lieferantendaten und Interessentendaten werden durch die Software in einer einheitlichen Adressverwaltung gespeichert.

Entsprechend der Adressart (Kunde, Lieferant, Interessent) werden die für die weitere Bearbeitung notwendigen Daten gespeichert. Alle Module des e-vendo Systems, wie das Shopsystem, die Kassenlösung, die Lagerverwaltung oder Versandsystem greifen auf den einheitlichen Adressstamm zu.

Der umfangreiche Adressstamm speichert zum Beispiel folgenden Daten:

Interessent:

  • komplette Anschrift
  • Ansprechpartner mit allen Kommunikationsdaten (Telefon, eMail, Fax, SMS, Handy)
  • Selektionsmerkmale für Marketingaktionen und Auswertungen
  • Alle Kontakte, die mit dem Interessenten geführt wurden, so z.B. Mailverkehr, Telefonate, Dokumente

Lieferanten:

  • Komplette Anschrift mit Rechnungsanschrift und Rücklieferanschrift
  • Alle Ansprechpartner mit deren Kommunikationsdaten (Telefon, eMail, Fax, SMS, Handy)
  • Die Zahlungsart mit den Zahlungszielen, Skonto und Bankverbindungen
  • Die Kreditornummer, Umsatzsteuer-identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Die Bestellstatistik und die Lieferstatistik
  • Alle Kontaktinformationen und Telefonate mit Wiedervorlagen incl. interner Gesprächsnotizen
  • Gesamtrabatte und umsatzabhängige Rabatte
  • Alle mit dem Lieferanten vereinbarten Preisabsprachen für Artikelrabatte oder Warengruppenrabatte incl. Gültigkeitsdauer
  • Wiedervorlagen und Aktivitäten zur Lieferantenadresse
  • Aktuellen Bestellbestand und Saldo der Lieferantenrechnungen
  • Interne Hinweise, die automatisch vor der Belegbearbeitung eingeblendet werden
  • Eine Umfangreiche Anzahl von durch den Anwender frei zu definierenden Zusatzinformationen, nach denen auch gesucht werden kann

Hersteller, Marken

Diese werden einfach als Lieferanten angelegt und haben somit die gleichen Datenfelder.

Kunden:

  • Komplette Anschrift mit Rechnungsanschrift und Lieferanschrift, mehrere Rechnungs- und Lieferanschriften sind möglich
  • Alle Ansprechpartner mit den deren Kommunikationsdaten (Telefon, eMail, Fax, SMS, Handy)
  • Die Zahlungsart mit den Zahlungszielen, Skonto und Bankverbindungen
  • Die Debitornummer mit den Angaben zu den Mahnstufen
  • Die Rechnungsstatistik, die Lieferstatistik und die Angebotsstatistik
  • Alle Kontaktinformationen und Telefonate mit Wiedervorlagen incl. interner Gesprächsnotizen
  • Gesamtrabatte und umsatzabhängige Rabatte
  • Alle mit dem Kunden vereinbarten Preisabsprachen für Artikelrabatte oder Warengruppenrabatte incl. deren Gültigkeitsdauer
  • Die Statistik mit den vom Kunden gekauften oder angefragten Artikeln
  • die Festlegung, ob Nettopreise oder Bruttopreise auf den Belegen zu verwenden sind
  • Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die Steuernummer, interne und externe Betreuer dieses Kunden
  • Wiedervorlagen und Aktivitäten zu dieser Kundenadresse
  • Interne Hinweise, die automatisch vor der Belegbearbeitung eingeblendet werden
  • Informationen über den aktuellen Auftragsbestand, Offene Posten und eine eventuell vorhandene Auftragssperre mit der notwendigen Sperrinformation
  • Die Angaben zum Bonussystem mit aktuellem Bonuskontostand
  • Angabe zum aktuellen Anzahlungskonto
  • Die Zuordnung zu Konzernadressen und die Darstellung der Konzernstruktur
  • Rechnungskennzeichen für Sammelrechnung
  • Eine Umfangreiche Anzahl von durch den Anwender frei zu definierenden Zusatzinformationen, nach denen auch gesucht werden kann

Artikel

Artikelverwaltung

Das e-vendo System ermöglicht es Ihnen Ihre Artikel mit umfangreichen Informationen im Warenwirtschaftssystem zu hinterlegen. So können Sie den Artikeltyp, seine individuellen Eigenschaften, Preise, Konditionen, Referenzartikel und vieles mehr in den Artikelstammdaten festlegen.

Einfacher Artikel Artikeltyp: Einfacher Artikel

Ein einfacher Artikel besteht mindestens aus einer eindeutigen Artikelnummer, einem Beschreibungstext und einem Preis. Zusätzlich können Sie weitere Merkmale für die Belegverwaltung hinterlegen. Für jeden Artikel können Sie ebenso eine beliebige Anzahl von Bildern hochgeladen werden, welche sowohl für die Produktdarstellung im Onlineshop als auch für die Erstellung eines Angebots verwendet werden können.

VariantenartikelArtikeltyp: Variantenartikel

Variantenartikel sind Artikel kennzeichnen, die gleiche Eigenschaften, jedoch zu, Beispiel unterschiedliche Größen oder Farben haben. Im e-vendo System können Sie Varianten mit bis zu 4 Ebenen aufnehmen. Jeder Variante können Sie individuelle Eigenschaften und Preise zuordnen. Die Varianten stehen Ihnen natürlich in allen Bestandteilen des e-vendo Systems zur Verfügung - ob WaWi, Onlineshop, Kasse oder alle anderen angeschlossenen Module.

ReferenzartikelArtikeltyp: Referenzartikel

Sie können jeden Ihrer Artikel auch als Referenzartikel für ein anderes Produkt definieren. Referenzartikel können z.B. Ersatz- oder Zubehörartikel sein. Eingetragene Referenzartikel werden im Artikelstamm angezeigt. Bei der Erfassung der Positionen in den Belegen können Referenzartikel als zusätzliche Position oder als Austauschposition verwendet werden. Im Onlineshop werden Referenzartikel dem Kunden per Cross-Selling angeboten.

Seriennummern-VerwaltungSeriennummer

Sie können jeden Artikel und jede Stückliste mit einer Seriennummer kennzeichnen. Übernehmen Sie dazu einfach die des Lieferanten oder generieren Sie per Knopfdruck eine eigene beim Warenein- oder Warenausgang. Zudem steht Ihnen eine Seriennummernsuche zur Verfügung. Ebenso können Sie sich zu jedem Artikel eine Übersicht der vorhandenen Seriennummern anzeigen lassen. Pro Seriennummer kann immer auch der Lieferant und der Kunde eingesehen werden.

Bonusartikel Artikeltyp: Bonusartikel

Auch steht Ihnen die Nutzung von Bonusartikel als Instrument der Kundenbindung offen. Sie können verschiedene Arten von Bonusartikeln definieren, so z.B. Gratisartikel (werden jedem Verkauf gratis beigelegt), Einmalartikel (werden nur bei erstmaligem Kauf gratis beigelegt) und Kombinationsartikel (werden nur beigelegt, wenn ein definierter Hauptartikel bereits gekauft wurde)

StuecklisteStückliste

Stücklisten sind häufig fester Bestandteil eines umfassenden Warensortiments. Mit der e-vendo Warenwirtschaft können Sie alle Arten von Stücklisten, z.B. Verkaufs-, Produktions- oder Variantenstücklisten verwalten. Bestellt ein Kunde einen Stücklistenartikel, so wird automatisch der Lagerbestand für alle in der Stückliste enthaltenen Artikel für diesen Auftrag reserviert. Da der tatsächliche Lagerbestand aller Stücklisten einfach und schnell abgefragt werden kann, behalten Sie stets den Überblick.

Die Stückliste selbst gibt es noch in unterschiedlichen Stückliste-Typen:

  • Verkaufsstücklisten (Set): die einbezogenen Einzelartikel werden nicht ausgewiesen
  • Verkaufsstücklisten (gesplittet): die einbezogenen Einzelartikel werden ausgewiesen
  • Produktionsstücklisten: die Einzelartikel werden im Produktionsmodul geplant
  • Display (Einkaufsstückliste): Der Artikel wird als Stückliste bezogen

Variabel StuecklisteVariable Stückliste mit Produkgenerator

Wenn Sie ein Gesamtprodukt im Verkauf für verschiedene Kunden individuell zusammensetzen möchten, brauchen Sie neben festen Stücklisten auch variable Stücklisten. Hier steht im Warenwirtschaftssystem von e-vendo der Produktgenerator zur Verfügung. Dieser ermöglicht Ihnen Stücklisten individuell zum Zeitpunkt der Fakturierung oder des Kassenverkaufs zu verändern oder zu erstellen. Der Produktgenerator fragt dazu in frei definierbaren Dialogen je nach Stückliste und bisherigen Eingaben den Einbezug weiterer passender Artikel automatisch ab. Die integrierte Scriptsprache erlaubt die freie Definition des Dialogs und der daraus folgenden Zusammensetzung des variablen Stücklistenartikels.

Eigenschaften von Artikeln

Folgende Eigenschaften können Sie jedem Artikel zuordnen:

  • eigene Artikelnummer, Artikelnummer des Herstellers
  • Kurzbezeichnung, Lang-/Dimensionstext
  • Warengruppe und Hauptwarengruppe
  • Liefer-/Verpackungseinheit (Gebinde/ Los; jeweils getrennt für Einkauf und Verkauf)
  • Einkaufspreis, Listenpreis, bis zu zehn VK-Preisen, spezielle Preisen für zeitlich beschränkte Verkaufsaktionen und/oder Mengenstaffeln, Angaben zum Grundpreis
  • Transportkosten, Versicherungskosten, fixen (Zusatz-)Kosten
  • Rabatt- und Provisionsfähigkeit, Einkaufs-/Herstellerrabatt
  • Steuersatz (unter Rückgriff auf mehrere Steuersätze mit ggf. jeweils unterschiedlicher zeitlicher Geltung)
  • (Stamm-) Lagerort
  • frühester Verkaufszeitpunkt
  • Fibu-Konto (sowohl für Einkauf wie für Verkauf)
  • Kostenstelle
  • Seriennummer
  • Charge
  • Gewicht
  • Garantiezeit, evtl. Sperrkennzeichen, der zugeordneten Filiale
  • Freigabe für den Onlineshop
  • sowie beliebig vielen individuellen Eingabe- und Kennzeichnungsfeldern ("freie Parameter")
  • beliebige kunden- und lieferantenspezifische Artikelnummern

Soll das automatische Bestellwesen einen Artikel erfassen, sind folgende Angaben sinnvoll:

  • Lager-Mindestbestand
  • Mindest-Bestellmenge
  • frühestem Bestelltermin
  • bisherigen Lieferanten und Stammlieferanten

Artikel importieren

Auf Basis einer flexiblen Schnittstelle können Sie Artikel-Daten einfach im ASCII-Format in das Warenwirtschaftssystem importieren. Auch EXCEL- oder ACCESS- Daten lassen sich im passenden Format abspeichern und in e-vendo einlesen. Zudem übernimmt das System von e-vendo Artikeldaten (Preise, Texte) im Datanorm-Format der Version 4 von Lieferanten und Herstellern. Import als auch einen Export von Artikeldaten steht Ihnen des weiteren im BMEcat-Format sowie im Buschdata-Format zur Verfügung.

Arbeitslöhne

Die Verwaltung von Arbeitslöhnen kann in unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens hineinreichen. Wenn Sie beispielsweise Artikel selbst produzieren, sind die Arbeitslöhne eine der Grundlagen für die Preisberechnung von Produktionsartikeln. Mit dem e-vendo System können Sie diese umfassend verwalten. Jeder Arbeitslohn ist dabei durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

  • Arbeitslohn-Nr.
  • Kurzbezeichnung
  • Langtext
  • Zeit (in Minuten)
  • Stundensatz (intern)
  • Lohnkosten (intern)
  • Lohnkosten (extern)
  • Steuersatz
  • Warengruppe
  • Einheit
  • Kalkulation des Verkaufspreises
  • prozentualer Aufschlag für Gemeinkosten
  • Fibu-Konto (sowohl für Einkauf wie für Verkauf)
  • Kostenstelle
  • zugeordnete Filiale
  • Rabattfähigkeit

Die Planung und Kalkulation, die Durchführung der Produktion in der Werkstatt und anschließend die Auslieferung und Abrechnung werden über das integrierte Produktionsmodul unterstützt, dessen eine Basis die Arbeitslöhne sind.

Dienstleistungen

Bieten Sie nicht (nur) Waren, sondern auch Dienstleistungen an, können Sie auch diese im Bereich Stammdaten verwalten. Hinterlegen Sie die angebotenen Diensteistungen einfach im e-vendo Leistungsverzeichnis. Jede Leistung kann sich aus Arbeitslohn- und Materialpositionen zusammensetzen. Die Leistung selbst enthält Preise für die einzelnen Preisgruppen, beschreibende Texte sowie Verwaltungsangaben.

Zur Kalkulation einer Leistung stehen Ihnen dann folgende Angaben bereit:

  • der Lohnanteil
  • die Zeit
  • die internen Lohnkosten (EK, auf Basis der zugehörigen Arbeitslohnpositionen)
  • der Material-EK der zugehörigen Materialpositionen (Artikel)

Mitarbeiter

Über den Bereich Mitarbeiter in der Stammdatenverwaltung können Sie alle Belange Ihre Mitarbeiter betreffend regeln.

Bei den Gehaltsinformationen können Sie auch Informationen zu Provision, Mindestaufschlag sowie die Lohngruppe hinterlegen. Wenn Sie das Produktionsmodul zur Fertigung eigener Artikel nutzen, kann die Lohngruppe in die Preisberechnung mit einfließen.

Folgende Merkmale können pro Mitarbeiter festgehalten werden:

  • Kontaktdaten
  • Anstellungsverhältnis
  • die Filiale
  • seine Stellung
  • Gehaltsinformationen
  • Zugriffsrechte und weitere Berechtigungen
  • sein Eintritts- und Geburtsdatum
  • sein Familienstand
  • ggf. Anzahl der Kinder

Filialverwaltung

Wenn Sie mehrere Filialen, Zweigstellen oder Niederlassungen betreiben, brauchen Sie eine Software, mit der Sie Ihre dezentrale Struktur zentral verwalten können. Ob nun alle Filialen dank Einsatz eines Terminalservers in einer gemeinsamen Warenwirtschaft arbeiten oder getrennte Systeme haben, deren Daten untereinander abzugleichen sind, die Software von e-vendo ermöglicht beide Wege.

Jede Filiale hat ihre eigene Struktur. Sie können jeder Filiale folgende Punkte zuordnen:

  • Stammsätze
  • eigene Kostenstelle
  • eigene Adress- und Kontaktinformationen
  • Berechtigungen
  • ggf. ein Stammlager