Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

In der Regel nutzen Unternehmen Warenwirtschaftssysteme, um ihre Prozesse, Abläufe und Warenbewegungen besser überblicken und kontrollieren zu können. Alle Informationen laufen zentral in der Warenwirtschaft zusammen und können dort verwaltet und ausgewertet werden. Die im Warenwirtschaftssystem gesammelten Informationen dienen dann als Grundlage für bestimmte Prozesse und Entscheidungen. So kann etwa durch die Bedarfsermittlung errechnet werden, wann und in welchem Umfang Waren nachbestellt werden müssen oder wie gut bzw. schlecht sich ein bestimmter Artikel in einem Zeitraum verkauft.

Vor allem die Steuerung von Warenbewegungen ist eine zentrale Aufgabe eines Warenwirtschaftssystems. Dabei wickelt das System Prozesse aus Logistik und Vertrieb ab. Dies geht beispielsweise von der Anbindung an Lieferanten über das Bestellwesen und die interne Bestandsführung im Lager über den Verkauf bis hin zur Anbindung den Versanddienstleister, der die Ware zum Kunden transportiert. Als Basis für diese Prozesse dienen Stammdaten, wie Adressen (Kunden und Lieferanten) oder Artikeldaten. Diese werden gemeinsam mit Beständen sowie Bewegungen zentral in der Datenbank des Warenwirtschaftssystems gespeichert.

Das Warenwirtschaftssystem liefert zudem alle benötigten Belege, wie etwa Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Etiketten etc. Es unterstützt den Lagermitarbeiter durch Picklisten bei der Kommissionierung oder bei der Durchführung der Inventur. Bei Bedarf übertragen Warenwirtschaftssysteme auch Daten automatisiert per Schnittstelle an andere Systeme. Oft bieten Warenwirtschaftssysteme darüber hinaus noch viele weitere Funktionalitäten. So kann die e-vendo Warenwirtschaft etwa auch Werkstatt- und Produktionsaufträge verwalten. Auch die gesamte Kundenkommunikation kann im integrierten CRM-Modul dokumentiert werden. Die vollintegrierte Kassenlösung verwaltet den Verkauf im Ladengeschäft, während der integrierte Onlineshop sowie die Anbindung an Marktplätze einen nahtlosen Omnichannel-Handel ermöglichen.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems für den Handel

Der Einsatz einer Software für Warenwirtschaft bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe mit sich. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist ein solches System aber unverzichtbar. Grundsätzlich gilt: Je mehr Aufgaben Sie über die Warenwirtschaft automatisieren können, desto größer ist Ihr Einsparpotential.

Konkret können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:

• Steuerung der wesentlichen Abläufe im Unternehmen
• Zentrale und einmalige Datenpflege in einem durchgängigen System
• Optimierung der Lagerhaltung und des Einkaufes
• Zeiteinsparung dank der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
• Reduzierung der Fehlerhäufigkeit und hohe Bestandsgenauigkeit
• Transparenz und Überblick durch umfassende Auswertungen und Reportings
• Verwaltung aller Verkäufskanäle in Echtzeit
• Vermeidung von Doppelverkäufen auf unterschiedlichen Kanälen
• Sortimentsoptimierung und Prozessoptimierung

Welche Funktionen sollte eine Warenwirtschaft mitbringen?

Der Funktionsumfang von Warenwirtschaftssystemen kann unterschiedlich sein. Die Basisfunktionalität einer Warenwirtschaft setzt sich in der Regel aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Stammdatenverwaltung (Kunden, Lieferanten, Artikel, Leistungen)
• Einkauf (Bestellwesen)
• Verkauf (Angebote und Auftragsabwicklung)
• Lagerverwaltung (Bestände, Wareneingang und -ausgang)

Zudem verfügen viele Warenwirtschaften noch über

• Integration oder Anbindung an eine Kassenlösung
• Integration oder Schnittstelle zu einem Onlineshop-System
• Schnittstellen zu Drittsystemen (Buchhaltung, Marktplätze, etc.)
• Provisionsabrechnung
• Mitarbeiter-Verwaltung (Stammdaten, Zeiterfassung)
• Projektverwaltung
• Verwaltung mehrerer Verkaufsfilialen

Wie funktioniert eine Online Warenwirtschaft

Eine Online Warenwirtschaft oder auch Cloud-basierte Warenwirtschaft genannt, wird im Gegensatz zu einer herkömmlichen Unternehmenssoftware nicht auf Ihrem Rechner installiert. Sie greifen über das Internet auf das System zu. Die webbasierten Warenwirtschaftssysteme bringen eine Reihe von Vorteilen mit sich. Sie können sich von jedem internetfähigen Gerät aus einloggen und können so auch außerhalb Ihres Ladens oder Büros immer auf alle Daten zugreifen. Arbeiten Sie von wo aus sie wollen! Zudem erhalten Sie Sie automatisch Updates, neue Funktionalitäten und Weiterentwicklungen. Sie müssen keine eignen Server vorhalten und sich nicht um die Datensicherung kümmern. Dies reduziert Ihren Aufwand und Ihre Kosten spürbar.